Addio fogli di carta

Veloce

Vibecode Travel Expenses verifica se la voce di spesa inserita è corretta o è in contrasto con la policy aziendale, informando il dipendente sulla tipologia di errore commesso. I processi di approvazione sono veloci e permettono di risparmiare tempo senza ulteriori costi.

Multidevice

L’applicazione è utilizzabile da PC, tablet e smartphone, aiutando il dipendente a rimanere produttivo anche durante i “tempi morti”. Ad esempio nel corso di un viaggio potrà caricare la sua nota spese direttamente durante la trasferta scattando foto alle ricevute dal proprio device.

Workflow e livelli di approvazione

Le note spese vengono immesse dal dipendente e ricevute dall’utente incaricato di visionarle, il quale potrà approvare o respingere integralmente la nota spese o entrare nel merito delle singole righe, con la possibilità di rigettare anche solo una di esse. I livelli di approvazione standard sono due ma è possibile incrementarli o ridurli a seconda delle vostre esigenze.

Autonomia di lavoro

Tabelle di configurazione e parametrazione rendono l’utente autonomo nella gestione e impostazione del sistema; flussi di approvazione, policy e valute ammesse possono essere gestite autonomamente.

Activity Based Costing

Ogni riga della nota spese può essere associata ad un tipo di spesa, ad un progetto o a un centro di costo per migliorare il controllo dei costi sostenuti e dei progetti associati.

Gestione Policy

Numero illimitato di policy e di tipologie di spesa, associabili ad ogni singolo utente. Per ogni tipo di spesa è possibile specificare il massimo importo spendibile in relazione ad un periodo (giorno, settimana, mese). Ogni tipo di spesa ha la possibilità di essere suddivisa su più utenti o ospiti.

Un’unica soluzione

Vibecode Travel Expenses permette la gestione delle note spese anche ad imprese globali supportando in un unico ambiente differenti lingue, aziende e valute. La Banca Centrale Europea fornisce a Vibecode i tassi di cambio in tempo reale.

Caratteristiche

Ogni tipo di spesa comprende specifiche proprietà. Un viaggio effettuato con automobile propria richiede se il rimborso è in miglia o Km, la tipoloigia di veicolo,  il percorso effettuato. Una spesa di vitto richiede se erano presenti ospiti. Un hotel richiede le date di checkin e checkout e il dettaglio di eventuali spese accessorie.

Ulteriori funzionalità

Il sistema può inoltre richiedere all’utente di specificare se il pagamento sia stato eseguito dallo stesso. Nel caso in cui il pagamento sia stato effettuato dalla società, i corrispondenti importi non vengono conteggiati ai fini del rimborso. Le voci di spesa possono avere regole e tetti di spesa a livello giornaliero, settimanale o mensile.


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Utilizzabile anche offline

Vibecode Travel Expenses può essere utilizzato anche in assenza di connessione internet tramite le sue App native Android e IOS. La nota spese viene inserita e poi sincronizzata automaticamente al momento del ripristino della connessione. Ciò massimizza la produttività, permettendo all’utente di inserire le proprie spese in ogni momento.

Che ne dici di vedere Vibecode Travel Expenses in azione?

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